プライバシーポリシー

1. 基本方針

屋号『ANY』（以下「当運営者」といいます。）は、電話営業支援サービス「COCOA」（以下「本サービス」といいます。）の提供にあたり取り扱う個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令およびガイドラインを遵守するとともに、以下の方針に従って個人情報を適切に取り扱います。

2. 本ポリシーの適用範囲と当運営者の立場

本サービスで取り扱う個人情報は、当運営者の立場が異なる次の2つに区分されます。

• ユーザーご自身に関する個人情報：本サービスのアカウントを保有し本サービスを利用する方の情報です。これらについて、当運営者は個人情報取扱事業者として自らの責任で取り扱います。
• ユーザーが本サービスに登録・記録する個人情報：架電先の担当者情報、通話録音、応対履歴など、契約者（本サービスの利用契約を締結した法人または個人事業主）の事業活動において取り扱われる情報です。これらについて、当運営者は契約者からの委託を受けた委託先として、契約者の指示および利用目的の範囲内でのみ取り扱います。当該情報の利用目的の特定、本人への通知・公表、同意の取得その他の法令上の義務は、契約者が負うものとします。

3. 取得する情報

3.1 ユーザーに関する情報

• アカウント情報（メールアドレス、氏名、所属するチームおよび権限設定等）
• 認証情報（認証基盤を通じて管理されるログイン情報）
• 外部サービスとの連携のための認証情報（Zoomとの連携を行った場合のOAuthアクセストークンおよびリフレッシュトークン、ZoomアカウントIDならびに連携日時）
• 本サービスの利用状況に関する情報（架電件数、応対結果の登録内容、操作履歴等）
• お問い合わせの内容およびその対応履歴

3.2 ユーザーが本サービスに登録・記録する情報

• リード情報（企業名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号、メールアドレス、住所、業種、備考およびユーザーが設定した項目の値等）
• 発着信の記録、ならびに通話中に入力されたメモ
• 応対履歴（応対結果、次回架電予定日、ユーザーが設定した項目の値等）
• 通話録音を解析して生成された文字起こしテキスト、要約および評価結果
• Zoomとの連携を行った場合に Zoom Phone から取得し、本サービスに保存する情報（通話ログ、通話録音の文字起こしテキスト、AI通話要約、通話録音を参照するためのURL、ならびに発着信を行ったZoomユーザーのIDおよび氏名）。なお、通話録音の音声データそのものは本サービスには保存されず、再生またはAI解析を行う都度、Zoomから取得して処理します（後記5.をご参照ください）。

3.3 自動的に取得する情報

• アクセスログ（IPアドレス、ブラウザの種類、アクセス日時、参照元等）
• Cookieおよびこれに類する技術により取得される情報
• 障害発生時のエラー情報（発生箇所、操作の状況等の技術的な情報）

4. 利用目的

当運営者は、取得した情報を以下の目的のために利用します。

• 本サービスの提供、維持、保護および改善
• ユーザーの認証、アカウントの管理および権限の制御
• 通話録音の再生、文字起こし、要約その他の解析結果の生成および表示
• 不正アクセス、不正利用その他の不正行為の検知および防止
• 障害の調査、原因の究明および復旧対応
• 利用料金の請求および本サービスに関する重要なお知らせの通知
• お問い合わせへの対応
• 個人を識別できない形に加工した統計情報の作成、およびこれを用いた本サービスの改善

当運営者は、あらかじめご本人の同意を得ることなく、上記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことはありません。

5. 通話録音、AI解析およびZoom連携の取扱い

• 本サービスは、連携する電話サービスにおいて録音された通話の音声データを取得し、生成AIを含む技術により文字起こし、要約その他の解析結果を生成する機能を提供します。当運営者は、当該音声データそのものを本サービスに保存することはありません（詳細は後記6.のとおりです）。
• 通話録音には、通話の相手方の氏名、連絡先その他の個人情報が含まれる場合があります。録音の実施について通話の相手方に告知する等、法令上必要となる手続は、契約者およびユーザーが自らの責任において行うものとします。
• 当運営者は、通話録音および解析結果を、本サービスの提供に必要な範囲を超えて閲覧または利用することはありません。
• 通話録音および解析結果へのアクセスは、契約者が設定した権限に基づいて制御されます。権限設定の適切性については契約者が管理するものとします。
• 契約者がZoomとの連携を行った場合、当運営者は、契約者のZoomアカウント管理者による認可（OAuth）に基づき、Zoom Phoneの通話ログ、通話録音の文字起こしテキストおよびAI通話要約を取得し、本サービス上の応対履歴に紐づけて保存します。取得の対象となるZoomユーザーは、契約者が本サービス上で選択したユーザーに限定されます。
• Zoom Phoneの通話録音の音声データについては、当運営者はこれを本サービスに保存しません。ユーザーが本サービス上で録音を再生する場合、および録音を対象としたAI解析を実行する場合に限り、その都度Zoomから音声データを取得して処理し、処理後は保持しません。本サービスが保存するのは、当該録音をZoom上で参照するためのURLおよび前号の解析結果です。
• 当運営者がZoomから取得する情報は、契約者が認可した権限（スコープ）の範囲に限られ、取得した情報は本サービスの提供以外の目的には利用しません。当運営者は、Zoomの認可により取得したアクセストークンおよびリフレッシュトークンを、Zoomへのアクセスに必要な範囲でのみ保管します。
• 契約者は、本サービスの「Zoom設定」画面またはZoom App Marketplaceの管理画面から、いつでもZoomとの連携を解除することができます。解除により、当運営者が保管するアクセストークンおよびリフレッシュトークンは無効化され、以後Zoomからの情報の取得は行われません。解除の時点で既に本サービスに保存されている情報の取扱いについては、前記11.および利用規約第14条の定めによるものとします。

6. AIモデルの学習への不使用

当運営者は、リード情報、通話録音、応対履歴およびこれらの解析結果を、当運営者または第三者が提供するAIモデルの学習または再学習の用に供しません。解析にあたって外部のAIサービスを利用する場合も、入力されたデータが当該サービスの提供事業者によるモデルの学習に利用されない条件で利用します。ただし、個人を識別できない形に加工した統計情報については、本サービスの改善のために利用することがあります。

7. 第三者提供

当運営者は、以下のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することはありません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

8. 業務の委託

当運営者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を外部事業者に委託することがあります。委託する業務の種別は以下のとおりです。

• クラウドインフラ事業者（サーバー、データベース、ファイルおよび音声データの保管、バックグラウンド処理の実行）
• 電話サービス提供事業者（通話の発着信および通話録音の取得。契約者がZoomとの連携を行った場合は Zoom Video Communications, Inc. が提供する Zoom Phone を含みます。）
• 認証基盤提供事業者（ユーザーの認証およびアカウント管理）
• AIサービス提供事業者（通話録音の文字起こし、要約その他の解析）
• 業務システム連携事業者（契約者が指定する外部システムとのデータ連携および出力）
• 監視・通知サービス提供事業者（障害検知、エラー情報の記録、リアルタイム通知）

当運営者は、委託先について適切な選定基準に基づいて選定するとともに、契約により個人情報の適切な取扱いを義務付け、必要かつ適切な監督を行います。

9. 外国にある第三者への提供

• 本サービスのデータベース、保管されたファイルおよび通話録音は、原則として日本国内（東京リージョン）に設置されたクラウド環境に保管されます。
• 前項にかかわらず、前記8.に定める委託先の一部は日本国外（米国等）に所在しており、委託の範囲内で個人データが当該国において取り扱われる場合があります。
• 当運営者は、外国にある第三者に個人データの取扱いを委託するにあたり、当該第三者が所在する国の個人情報の保護に関する制度を確認した上で、当該第三者が個人情報保護法に基づく基準に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制を整備していることを確認し、契約その他の適切な方法により必要な措置を講じます。
• ご本人からのお求めに応じ、当運営者は、当該第三者が所在する国の名称、当該国の個人情報の保護に関する制度に関する情報および当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報を提供します。

10. 安全管理措置

当運営者は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、以下の措置を講じます。

• 組織的安全管理措置：個人情報の取扱いに関する責任者の設置、および取扱状況の記録
• 人的安全管理措置：業務に従事する者に対する秘密保持義務の設定
• 技術的安全管理措置：通信の暗号化、アクセス権限に基づく閲覧範囲の制御、認証基盤による本人認証、およびアクセスログの記録
• 物理的安全管理措置：クラウド事業者が提供するデータセンターにおける入退室管理等（委託先の措置によります）

11. 保存期間および削除

• 当運営者は、利用目的の達成に必要な期間、および法令により保存が義務付けられる期間に限り、個人情報を保存します。
• ユーザーが本サービス上で行った削除操作により、対象のデータが復元できない形で消去される場合があります。
• 利用契約の終了後の取扱いについては、利用規約第14条の定めによるものとします。

12. Cookieの利用

本サービスは、ログイン状態の維持およびセキュリティの確保のためにCookieを利用します。当運営者は、広告配信または行動ターゲティングを目的としてCookieを利用することはありません。ブラウザの設定によりCookieを無効化することは可能ですが、その場合、本サービスの一部または全部をご利用いただけないことがあります。

13. 開示等の請求

• 当運営者が保有する個人データについて、ご本人またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去または第三者への提供の停止のご請求があった場合、当運営者は法令に従い、ご本人であることを確認の上で対応します。
• リード情報、通話録音、応対履歴その他ユーザーが本サービスに登録・記録する情報については、当運営者は委託先として取り扱うにすぎないため、これらに関するご請求は、当該情報を管理する契約者に対してお申し出いただくものとします。当運営者は、契約者からの指示に基づいて対応します。

14. 本ポリシーの改定

当運営者は、法令の改正または本サービスの内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合には、本ページへの掲示その他の適切な方法により周知します。

15. お問い合わせ

本ポリシーに関するお問い合わせ、および開示等のご請求、苦情のお申出については、COCOA担当窓口までお問い合わせください。