クライアントのゲストを招待する（ゲストポータル）

ゲスト は、クライアント企業の人など、チームの外の人です。招待すると、そのクライアントの ゲストポータル で、ゲストに公開したダッシュボードだけを見られます。ゲストはチームのメンバーにはならず、リード・活動履歴・通話・録音や、ほかのクライアントは見られません。ダッシュボードをゲストに公開する手順はダッシュボードをクライアントに見せる（共有リンク・ゲストポータル）を見てください。

使える人とプラン

プロのプランと、無料トライアル中のチーム（まだ契約がないチーム）で使えます。 ベーシック・スタンダードでは「ゲストを招待」「ゲストからの見え方を確認」が「プロのプランで使えます」と表示されて押せません。
ゲストの招待・一覧・外す操作は、そのクライアントの「マネージャー」と、チームの「管理者」「スーパーバイザー」です。それ以外の人には「ゲストの一覧はマネージャー以上のロールを持つメンバーのみ閲覧できます。」と表示され、ボタンは「マネージャー以上のロールが必要です」で押せません。
「更新操作の可否」が「不可」の人は、招待・再送・取り消し・外すができません（→ 更新操作の可否（閲覧のみにする設定））。

ゲストを招待する

上部メニューの「クライアント」でクライアントを開き、左のメニューの「ゲストポータル」を選びます。
右上の「ゲストを招待」を押します。
「メールアドレス」（必須）と、「名前（表示名・任意）」（100文字まで）を入力します。
「招待メールを送る」を押します。「招待メールを送信しました」と表示され、「承認待ち」タブに招待が出ます。

送れないときは「招待メールを送信できませんでした」と表示されます。そのクライアントでロールを持っている人（ゲスト・マネージャー・エージェント）のアドレスと、招待中のアドレスには送れません。

招待メール

差出人は COCOA（noreply@cocoa-call.com）、件名は「「（クライアント名）」のポータルへの招待（（チーム名））」です。本文には招待した人の名前が入ります。
有効期限は 7日間 で、リンクは一度だけ使えます。
届かないときは迷惑メールのフォルダを見てもらい、アドレスを「承認待ち」で確かめます。

ゲストの手順（招待された側）

招待メールの「ポータルを開く」を押します。
そのメールアドレスでCOCOAのアカウントをすでに持っていれば、そのアカウントでログインします。はじめてなら、続けてアカウントを作ります。 招待されたメールアドレスのアカウントで進めてください。 別のアドレスでは、招待は受けられません。
「ポータル」が開き、「見たいレポートの会社を選んでください。」の下に、クライアントごとのカード（「提供：（チーム名）」と公開中のダッシュボードの数）が並びます。
カードを押すと、公開されたダッシュボードがタブで並びます。右側で期間と「時間区分」を変えられます。

2回目からは、COCOAのトップページの「ログイン」からログインすると「ポータル」が開きます（→ ログイン・ログアウトする）。
画面右上の自分のアイコンから「アカウント設定」（パスワードなど）と「ログアウト」ができます。
まだ何も公開されていないと「公開されているダッシュボードはまだありません」と出ます。

承認待ちの招待を再送する・取り消す

「承認待ち」タブの行の「⋮」から操作します。期限が切れた招待は一覧から消えるので、もう一度「ゲストを招待」から送ります。

「招待を再送する」: 新しいメールを送り、有効期限も7日後に延びます。前のメールのリンクは使えなくなります。送ってから30秒間は再送できません。
「招待を取り消す」: 確認なしで、すぐに取り消されます。

ゲストから外す

「参加中」タブの行の「⋮」→「ゲストから外す」を押し、確認で「外す」を押します。外した人は、そのクライアントのポータルを見られなくなります（ほかのクライアントのゲストであれば、そちらはそのままです）。

ゲストからの見え方を確認する

「ゲストポータル」の「ゲストからの見え方を確認」を押すと、新しいタブで、ゲストに見えるポータルが開きます。ダッシュボードのタブの「⋮」→「ゲストからの見え方を確認」からは、そのダッシュボードの見え方を開けます（ゲストに公開したダッシュボードだけ）。画面の上に「ゲストに見える画面を確認しています。確認が終わったら、このタブを閉じてください。」と出ます。

ポータルそのものを開けるのはゲストだけです。マネージャーや管理者は、この確認画面で確かめます。

チームのメンバーをゲストにする

チームロールが「メンバー」の人に、クライアントロール「ゲスト」を割り当てることもできます（チームの「管理者」だけ → ユーザのロールを変更する）。その人は、そのクライアントでは公開されたダッシュボードだけを見ます。画面右上のアイコンの「ゲストポータルに切り替える」でポータルを開き、ポータルの「チームに戻る」で戻ります。

プランを変えたとき・クライアントを削除したとき

ベーシック・スタンダードのプランになると、ゲストのポータルからそのクライアントが消えます。ゲストと招待は残り、一覧から外す・取り消すこともできます（招待の再送はできません）。プロのプランにすると、また見られます。
クライアントを削除している間も同じで、元に戻すと見られます。
見られるクライアントがないゲストには「閲覧できるレポートはありません」と表示されます。チームに参加しておらず、どのクライアントのゲストでもなくなった人はログインできません。

招待・再送・取り消し・参加・外したことと、ゲストがポータルでダッシュボードを開いたことは、操作ログに残ります。