やりたいこと別の手順
リードに紐付いていない通話をリードに紐付ける、担当者を設定する
COCOAは、「発信準備する」をしてからかけた電話を、自動でそのリードと担当者に紐付けます。 そうでない通話は、次のように紐付けが欠けることがあります（→ 電話をかけて結果を記録する の「注意」）。
- 発信の準備をせずにZoom Phoneから直接かけた電話、準備から時間がたってからかけた電話：担当者が付きません。 電話番号が一致するリードが1件だけなら、リードには紐付きます。
- 着信：担当者は付きません。かけてきた番号のリードが1件だけなら、そのリードに紐付きます。
- 電話番号が一致するリードが無い、または複数ある通話：どのリードにも紐付きません。 複数あっても同じクライアントのリードだけなら、どのクライアントの通話かだけは決まります。 番号はチーム内のすべてのクライアントのリードと照らし合わせるので、リストを別のクライアントに統合・コピーして元のリードも残っていると、 同じ番号のリードが複数になり、直接かけた電話や着信がどちらのリードの架電履歴にも出なくなります （防ぎ方は チーム・クライアント・リードの関係（COCOAの基本の構造） の「リストを統合・コピーしたあと、架電履歴が残らなくなったとき」）。
リードが決まっていない通話を 「リードに紐付いていない通話」 と呼びます（→ リードに紐付いていない通話）。 チームの「管理者」「スーパーバイザー」と、その通話のクライアントの「マネージャー」が、あとからリードや担当者を設定できます （どのクライアントの通話かも決まっていない通話は「管理者」「スーパーバイザー」だけです）。
手順
- 上部メニュー右端の「⋮」（その他のメニュー）から 「架電」 を開き、「発信」「着信」のタブを選びます。通話日時は最初「今日」なので、必要なら期間を変えます。
- リードが決まっていない通話：右上の 「リードに紐付いていない通話のみを表示」 にチェックを入れます。録音の無い通話も出ます。 チェックを入れられるのは「管理者」「スーパーバイザー」だけです。「マネージャー」は、チェックを入れずに担当クライアントの通話の一覧から、 「発信先」（着信では「発信者」）が「不明」の行を探します。この一覧に出るのは録音のある通話です。
- リードは決まっていて担当者だけが無い通話：チェックを入れずに、発信者（着信では着信者）の絞り込みで「(割り当てなし)」を選びます。 録音の無い通話はこの一覧に出ないので、リードの「架電履歴」から開きます。
- 紐付けたい通話の行を押します。
- リードが決まっていない通話は 「架電詳細」 が開きます。「基本情報」のほか、Zoomの「この通話の要約」、 録音と文字起こしも確認できます。要約を読むと、どのリードとの通話だったかの見当を付けやすくなります。 「基本情報」の見出しの右端の「⋮」から、「通話内容を削除」もできます（→ リード詳細の架電履歴と右側パネル）。
- リードは決まっていて担当者だけが無い通話は、そのリードの詳細が開きます。右側の「架電の詳細」は最初は閉じているので、見出しを押して開きます。
- 「発信者」（着信では「着信者」）が「未設定」なら、横の鉛筆のアイコンを押し、担当者を選んで 「保存」 を押します。
- 「発信先」（着信では「発信者」）が「不明」なら、横の鉛筆のアイコンを押し、リードを選んで 「保存」 を押します。 候補は「会社名 (クライアント名)」の形で表示されます。
- 担当者もリードも、保存すると「更新しました」と表示されます。リードを設定した通話は、そのリードの「架電履歴」に表示されるようになり、活動履歴を入力できるようになります。 その通話の「この通話の要約」もリードに付き、リード詳細の「このリードに対するこれまでの架電の要約」が作り直されます。
- どのクライアントの通話かが決まっていない通話は、リードを紐付けるまで「通話の分析」の「分析を実行」が押せません （マウスを合わせると「リードが紐付いていないため分析できません」と出ます）。自動分析が見送られた通話には 「この通話は分析されていません。分析の評価基準はクライアントごとに設定されているため、リードが紐付いていない通話は 分析できません。リードを紐付けてから実行してください」と表示されます。
- 担当者・リードの設定は更新操作です（「リードから外す」「通話内容を削除」も同じです）。「更新操作の可否」（全体、またはその通話のクライアント）が 「更新不可」の人が保存すると「更新が許可されていないため失敗しました」と表示されます（→ 更新操作の可否（閲覧のみにする設定））。
選べるリードと担当者
- 選べるリードは、その通話の相手先番号と同じ電話番号が登録されているリードだけです。 リードの「電話番号」のほか、種類が「電話番号」のカスタムフィールドに同じ番号が入っているリードも候補になります。 候補が「不明」しか出ないときは、先に正しいリードにその電話番号を登録してから（リード詳細の「基本情報」の「編集」）、 もう一度選んでください。リードがまだ無い番号なら、リードを追加してから紐付けます。 「マネージャー」に出る候補は、自分が「マネージャー」のクライアントのリードだけです。 ほかのクライアントのリードに付けるときは、チームの「管理者」「スーパーバイザー」に依頼してください。
- 担当者には、いまチームにいるユーザを選べます（名前とメールアドレスが表示されます）。「マネージャー」が選ぶときは、そのクライアントを担当している人と、チームの「管理者」「スーパーバイザー」だけです。 「不明」を選ぶと、担当者を外せます。
間違って付いた担当者・リードを直す
自動で付いた担当者やリードが間違っていることがあります（同じ番号に別の人がかけた、同じ番号の関係ないリードに付いた、など）。 設定済みの担当者・リードも、あとから直せます。直せるのは、チームの「管理者」「スーパーバイザー」と、その通話のクライアントの「マネージャー」です。
- 担当者を変える: 「架電の詳細」の「発信者」（着信では「着信者」）の鉛筆のアイコンから選び直して「保存」します。 「発信待ち」「通話中」の間は変えられません（鉛筆が押せず、「発信待ち・通話中の間は変更できません。通話が終わってから変更してください」と出ます）。 「マネージャー」が選べるのは、そのクライアントを担当している人と、チームの「管理者」「スーパーバイザー」です。
- 別のリードに付け替える: 「発信先」（着信では「発信者」）の鉛筆のアイコンから、正しいリードを選んで「保存」します。 候補は、相手先番号と同じ電話番号が登録されているリードです（下の「選べるリードと担当者」）。
- リードから外す: 「架電の詳細」の下の「⋮」から 「リードから外す」 を選び、確認で「外す」を押します。
通話・録音・要約は削除されません。「リードから外しました」と表示され、そのリードの架電履歴から消えます。
- 「マネージャー」が外すと、通話はクライアントに残り、集計にも残ります。録音のある通話は「架電」画面の一覧に残り、リードはそこから付け直せます。 録音のない通話は一覧に出ないため、付け直せるのは「管理者」「スーパーバイザー」です（「リードに紐付いていない通話のみを表示」から開きます）。
- 「管理者」「スーパーバイザー」は、確認で 「リードだけ外す」（同じクライアントの別のリードに付いていた場合。通話はクライアントに残ります）か、 「クライアントからも外す」（別のクライアントのリードに付いていた場合。通話はリードに紐付いていない通話の一覧に移り、そのクライアントの集計から外れます）を選べます。 クライアントから外した通話を付け直せるのは「スーパーバイザー」以上です。
- 「発信先」の選択肢の「不明」（リードもクライアントも外す）は、「管理者」「スーパーバイザー」だけが選べます。 「マネージャー」には選べない状態で表示され、「クライアントからも外せるのはスーパーバイザー以上です。リードだけ外すときは ⋮ の「リードから外す」を使ってください」と出ます。
できないこと
- 活動履歴が登録されている通話は、リードを変えられません。 リードの鉛筆のアイコンが押せず、「活動履歴が登録されている通話は、リードを変更できません」と出ます。 「⋮」の「リードから外す」も選べません。間違ったリードに付いたまま活動履歴を入力してしまったときは、サポートにお問い合わせください（→ サポートに問い合わせる）。
- クライアントの「エージェント」は、担当者・リードを直せません。鉛筆のアイコンは押せず、「変更するにはこの通話の担当マネージャー以上の権限が必要です」と出ます。 「⋮」の「リードから外す」には「マネージャー以上の権限が必要です」と出ます。直してほしいときは、マネージャー以上に依頼してください。
- 「リードに紐付いていない通話のみを表示」の一覧と、どのクライアントの通話かも決まっていない通話は、「管理者」「スーパーバイザー」しか見られません。