チーム・クライアント・リードの関係（COCOAの基本の構造）

全体像

COCOAは、テレアポ（架電）業務を 受託している会社 が、委託元の会社や案件ごと に架電リストと結果を管理するしくみです（COCOAでできることの全体は → COCOAでできること（概要））。データは次のように入れ子になっています。

チーム（テレアポ業務を行う会社。COCOAを使う単位）
├─ ユーザ（チームに参加している人）、Zoom連携、チームの設定
└─ クライアント（架電業務を依頼している会社や案件。架電リストの持ち主）※複数
    ├─ リード（架電先。1件 = 電話をかける相手1件）
    │   └─ 架電・活動履歴（そのリードへの電話と、その結果の記録）
    ├─ カスタムフィールド、ビュー、クライアントのダッシュボード
    └─ 担当するユーザと、そのクライアントロール

名前	何のことか	例
チーム	テレアポ業務を行う会社（コールセンター・営業代行など）。画面左上にチーム名が表示されます	株式会社サンプルコール
クライアント	チームに架電業務を依頼している会社や、そのプロジェクト・案件。架電リスト（リード）はクライアントごとに持ちます	委託元のA社、B社の新商品キャンペーン
リード	電話をかける相手（架電先）。会社名・電話番号と、クライアントごとに決めた項目を持ちます	架電リストの1行
架電	電話1回ぶんの記録（発信者・通話時間・録音など）。Zoom Phoneでの発信・着信にあわせて自動で作られます	—
活動履歴	電話の結果など、リードへの対応を人が入力した記録（「架電結果」「メモ」など）（→ 活動履歴と架電履歴）	「不在」「アポ獲得」の記録

データはクライアントごとに分かれている

リード・活動履歴と、それを扱うための設定は、クライアントごとに別々 です。

リード・活動履歴：上部メニューの「リード」「活動履歴」では、画面左上でクライアントを 1つ選んで表示します。別のクライアントのリードを見るときは、そこでクライアントを切り替えます（最後に選んだクライアントが、次に開いたときも選ばれます）。複数のクライアントのリードを1つの一覧にまとめて表示することはできません。
カスタムフィールド（項目）：クライアントごとに作ります。あるクライアントで作った項目は、ほかのクライアントには出てきません（→ カスタムフィールド）。
ビュー：クライアントごとに保存されます（→ ビュー（保存した一覧の表示））。
リード番号：クライアントごとに1から振られます。別のクライアントに同じ番号のリードがあっても別のリードです。
重複のチェック：項目の「値の重複を禁止する」は、同じクライアントの中だけで比べます。同じ会社・同じ電話番号でも、クライアントが違えば別のリードとして登録できます。
リードの所属は変えられません：リードは登録したクライアントに属し、あとから別のクライアントに移す機能はありません（手順は下の「リードを別のクライアントに移したいとき」）。

一方、次のものは チーム全体で1つ です。

ユーザとチームロール、招待
Zoom連携と電話番号
「リード」「クライアント」「活動履歴」の呼び方（用語の設定）
チームのダッシュボード（複数のクライアントをまとめて集計できます。→ ダッシュボードとウィジェット）

チーム全体をまたいで探せる画面もあります。どれも、自分が見られるクライアントの分だけ が対象です。

「架電」画面（上部メニュー右端の「⋮」の中）：クライアントを複数選んで、架電をまとめて一覧できます
検索（⌘K）：見られるすべてのクライアントから、クライアント名・リードを探せます。活動履歴は番号でだけ探せます（メモなどの本文では探せません。→ 検索（⌘K）でクライアント・リード・活動履歴を探す）

リードを別のクライアントに移したいとき

移す機能はないため、CSVで書き出して移したいクライアントに取り込み直し、元のリードを削除します。

元のクライアントのリード一覧で、移したいリードを「フィルタ」で絞り込み、右上の「⋮」→「CSVへエクスポート」で書き出します。
一覧の左上で移したいクライアントに切り替え、「⋮」→「CSVからインポート」で、「操作」を「新規追加」にして取り込みます（→ CSVでリードを取り込む・まとめて更新する）。移したいクライアントに同じ項目が無いと、その列は取り込めません。先に項目を作っておきます（ほかのクライアントからコピーもできます → 他のクライアントと同じ項目を使う（コピー・CSV））。
元のクライアントに戻り、取り込みが終わったのをインポート履歴で確かめてから、同じ絞り込みで「⋮」→「リードの一括削除」を実行します。元のリードを残したままにすると、同じ電話番号のリードが2件になり、Zoom Phoneから直接かけた電話や着信がどちらのリードにも紐付かなくなります（下の「リストを統合・コピーしたあと、架電履歴が残らなくなったとき」）。

元のリードの架電（録音・文字起こしなど）と活動履歴は移りません。
元のリードを削除すると、そのリードの活動履歴・架電履歴・録音も一緒に削除されます。削除したリードは30日間（PROプランは90日間）「削除されたリード」に残り、その間は元に戻せますが、期間を過ぎると完全削除されます（→ リード・活動履歴・クライアント・ダッシュボードが見えないとき）。残しておきたい活動履歴は、削除する前に「活動履歴」一覧からCSVで書き出しておくと安心です。

着信・直接かけた電話とクライアント

着信と、「発信準備する」をせずにZoom Phoneから直接かけた電話は、相手の番号を チーム内のすべてのクライアントのリード の電話番号と照らし合わせて、どのリードへの電話かを決めます。同じ電話番号のリードが複数あると、どれか1つに決められないため、どのリードにも紐付かず「リードに紐付いていない通話」になります（→ リードに紐付いていない通話）。別々のクライアントにある場合だけでなく、同じクライアントの中 に同じ電話番号のリードが複数ある場合も同じです（→ 活動履歴と架電履歴）。

「発信準備する」からかけた電話は、準備したリードに紐付くので、同じ電話番号のリードがほかにあっても影響を受けません（→ 電話をかけて結果を記録する）。

リストを統合・コピーしたあと、架電履歴が残らなくなったとき

あるクライアント（たとえば案件ごとの専用リスト）のリードを、別のクライアント（全体のリスト）に取り込んで統合したあと、元のリードを残していると、同じ電話番号のリードが2つのクライアントに1件ずつ ある状態になります。すると、Zoom Phoneから直接かけた電話と着信は、どちらのリードかを決められず、どちらのリードの架電履歴にも出なくなります。電話そのものは記録されていて、「リードに紐付いていない通話」になっています。

次のどれかで解決します。

「発信準備する」から電話をかける：リード詳細の「発信準備する」を押してからかけた電話は、同じ番号のリードがほかにあっても、そのリードに紐付きます（→ 電話をかけて結果を記録する）。
重複しているリードを整理する：使わなくなった側のクライアント（統合元）のリードを削除するか、そのリードから同じ電話番号を消すと（種類が「電話番号」の項目に入っている番号も照らし合わせの対象です）、番号が一致するリードが1件になり、以後の直接かけた電話・着信はそのリードに紐付きます。削除すると、そのリードの活動履歴・架電履歴・録音も一緒に消えます（30日間、PROプランは90日間は「削除されたリード」から元に戻せます）。残したい活動履歴は先に「活動履歴」一覧からCSVで書き出しておくと安心です。すでに紐付かなかった通話は、整理しても自動では付きません。
紐付かなかった通話を、あとからリードに紐付ける：チームの「管理者」「スーパーバイザー」が、「架電」画面の「リードに紐付いていない通話のみを表示」で通話を探し、正しいリードを選びます（→ リードに紐付いていない通話をリードに紐付ける、担当者を設定する）。候補には同じ電話番号のリードがすべて「会社名 (クライアント名)」の形で出るので、統合先のクライアントのリードを選びます。

人がどこに所属するか

チームに参加する：チームの「管理者」から招待されて参加します。参加すると、チームロール（「管理者」「スーパーバイザー」「メンバー」のどれか）を持ちます。
担当クライアントが決まる（チームロールが「メンバー」の場合）：担当するクライアントごとに、クライアントロール（「マネージャー」か「エージェント」）が決まります。担当クライアントを追加したり外したりできるのは、チームの「管理者」だけです（スーパーバイザーはできません）。

このヘルプでは、そのユーザが担当するクライアントを 担当クライアント と呼びます。画面では「アクセス可能なクライアント」と表示されます（「設定」→「エージェント」や、ユーザ詳細画面）。

チームロール	見られるクライアント
「管理者」「スーパーバイザー」	チームのすべてのクライアント（あとから作られたクライアントも自動で）。どのクライアントでもマネージャーと同じ扱いです
「メンバー」	担当クライアントだけ。担当していないクライアントは、一覧にも検索結果にも出てきません

担当はクライアント単位です。担当クライアントの中では、そのクライアントのリードはすべて見えます。リードの「担当者」のような項目は、ふつうのカスタムフィールドで、誰に何が見えるかは変わりません（担当ごとに分けて表示したいときはビューを使います → ビュー（保存した一覧の表示））。
クライアントごとにクライアントロールが違ってもかまいません（例：A社では「マネージャー」、B社では「エージェント」）。
そのクライアントを誰が担当しているかは、クライアント詳細の「エージェント一覧」で確認できます。見られるのは、そのクライアントの「マネージャー」以上（チームの「管理者」「スーパーバイザー」を含む）だけです。「エージェント」には「エージェント一覧はマネージャー権限を持つユーザのみ閲覧できます。」と表示されます。
1人が 複数のチーム に所属することもできます。画面左上のチーム名を押すと、所属しているチームを切り替えられます。チームが違うと、クライアントもリードもユーザもすべて別です。

ロールごとにできることはロールと権限の全体像、担当クライアントの設定のしかたはユーザに担当クライアントを割り当てる・外すを見てください。

呼び方はチームごとに変えられる

「リード」「クライアント」「活動履歴」は、チームごとに自分たちの呼び方に変えられます（例：リード →「顧客」、クライアント →「案件」、活動履歴 →「対応記録」）。変えると、メニューや見出しなどの表示がその呼び方になります。変えられるのはチームの「管理者」で、チーム全員の表示が変わります（→ 「リード」「クライアント」「活動履歴」の呼び方を変える（用語の設定））。

ヘルプは「リード」「クライアント」「活動履歴」の既定の呼び方で書かれています。画面の言葉と違うときは、チームで呼び方が変えられています。
「チーム」と「架電」は変えられません。

クライアントをどの単位で作るか

リード・項目・ビュー・担当するユーザをひとまとまりで分けて管理したい単位で、クライアントを作ります。たとえば、架電業務を依頼されている会社ごとに作るほか、同じ会社からの依頼でもプロジェクトや案件ごとに分けて作ることもできます。クライアントを作れるのはチームの「スーパーバイザー」以上です（→ クライアントを作成する）。

新しいクライアントでは、カスタムフィールドやビューは一から用意します（作るときに、ほかのクライアントから項目をコピーすることもできます）。ただし、活動履歴の「架電結果」「メモ」だけは、作るときの「架電結果・メモの項目を作成する」で最初から用意されます（→ カスタムフィールド）。チームロールが「メンバー」のユーザには、新しいクライアントを担当クライアントに追加するまで表示されません。