COCOACOCOA
やりたいこと別の手順

COCOAを使い始める（管理者・スーパーバイザー向けの導入の流れ）

チームを使い始めてから、エージェントが電話をかけられるようになるまでにやることを、順番に並べたページです。 各ステップの詳しい手順は、それぞれのページを見てください。 エージェント本人が最初にやることは エージェントの最初の1日（ログインから架電・記録まで） にまとめています。 チーム・クライアント・リードがそれぞれ何かは チーム・クライアント・リードの関係（COCOAの基本の構造） を、COCOAでできることの全体は COCOAでできること（概要） を見てください。

始める前に

  • 新しいチームと、その最初の管理者は、サポートだけが作成・登録します。 チームを画面から作ることはできません （2人目からのユーザは、管理者が招待します → ステップ3）。 COCOAを使い始めるときや、新しいチームが必要なときは、サポートに問い合わせてください（→ サポートに問い合わせる、チームを切り替える（チームの作成・削除について））。
  • チームの「管理者」でないとできないこと（Zoom連携、ユーザの招待、チーム名・呼び方・自動分析などチームの設定、分析プロンプト、 ほかのユーザを閲覧のみにする設定）があります。下の表と各項目の「（管理者のみ）」を見てください。 ロールごとにできることは ロールと権限の全体像 を見てください。
  • 「設定」は、上部メニュー右端の「⋮」（その他のメニュー）から開きます（→ 設定画面（メニュー構成とチームの設定））。チーム名は、管理者がそこの「チーム」で変えられます。

全体の流れ

#やることするロール詳しい手順
1Zoomと連携し、通話を記録するZoomユーザーを選ぶ管理者Zoomと連携し、通話を記録するZoomユーザーを選ぶ
2クライアントを作り、エージェントの操作を決める管理者・スーパーバイザークライアントを作成する、エージェントに許可する操作を変える（エージェントの操作）
3ユーザを招待し、担当クライアントを決める管理者ユーザをチームに招待する
4カスタムフィールド（リストの項目）を設計するマネージャー以上カスタムフィールド、カスタムフィールドを追加する
5リードを登録する（CSVで取り込む）マネージャー以上CSVでリードを取り込む・まとめて更新する
6ビューを作り、担当を割り振るマネージャー以上（個人ビューはエージェントも作れます）ビュー（保存した一覧の表示）、リードを探す・絞り込む・ビューに保存する
7電話をかけて、結果を記録するエージェント以上電話をかけて結果を記録する、エージェントの最初の1日（ログインから架電・記録まで）
8ダッシュボードで結果を見るウィジェットの追加はマネージャー以上（チームのダッシュボードはスーパーバイザー以上）ダッシュボードとウィジェット、ウィジェットを追加・編集する

「マネージャー以上」は、そのクライアントの「マネージャー」と、チームの「管理者」「スーパーバイザー」のことです。

電話をかけ始めるのに最低限必要なこと

上の流れのうち、これがそろえばエージェントは電話をかけて結果を残せます。

  • Zoom連携と、エージェントが使うZoomユーザーの選択（ステップ1）
  • クライアント（ステップ2）
  • そのクライアントの「エージェント」以上になっているユーザ（ステップ3）
  • 電話番号の入ったリード（ステップ5）
  • エージェントのパソコンでZoom Phone（Zoomのアプリ）が使えること

カスタムフィールド・ビュー・ダッシュボードは、なくても電話はかけられます。ただし、CSVで取り込む項目や担当の割り振りは、 リードを登録する前に決めておくと後から直す手間が減ります。活動履歴の「架電結果」「メモ」は、クライアントを作ったときに用意されています （「架電結果・メモの項目を作成する」を選んだとき）。

1. Zoomと連携する

COCOAでの架電は、Zoom Phoneを使います。チームの「管理者」が上部メニュー右端の「⋮」→「設定」の「Zoom連携」で、 Zoomアカウントとの連携と、連携方式の選択 の両方を済ませます。 連携したら、連携方式（自動連携・ホワイトリスト方式）を選んで「更新」まで行ってください。ホワイトリスト方式では、エージェントが使うZoomユーザーも選びます（→ Zoomと連携し、通話を記録するZoomユーザーを選ぶ）。

  • Zoom側の管理者としてのサインインが必要なので、最初に済ませておくと後が詰まりません。
  • エージェントが増えたときは、ここでZoomユーザーを追加します。

2. クライアントを作る

リード・活動履歴・カスタムフィールド・ビュー・ダッシュボードは、クライアントごと に分かれています。 案件や発注元ごとに、上部メニューの「クライアント」→「クライアントを追加」でクライアントを作ります（→ クライアントを作成する）。どの単位で分けるかは チーム・クライアント・リードの関係（COCOAの基本の構造） を見てください。

  • 作成時の「カスタムフィールドの初期設定」で、別のクライアントの項目をコピーできます。似た案件が既にあるときに便利です。
  • 新しいクライアントでは、エージェントの一部の操作（リードの追加・CSVインポート・エクスポートなど）が禁止されています。 エージェントに任せたい操作があれば、管理者かスーパーバイザーがクライアントの編集画面の「エージェントの操作」で許可します（→ エージェントに許可する操作を変える（エージェントの操作））。

3. ユーザを招待する

管理者が上部メニュー右端の「⋮」→「設定」の「ユーザ」→「ユーザを招待」から招待メールを送ります（→ ユーザをチームに招待する）。 クライアントを先に作っておくと、招待するときに担当クライアントとクライアントロール（「マネージャー」「エージェント」）まで決められます。 エージェントとして働く人は、ふつうチームロールを「メンバー」にして、担当するクライアントで「エージェント」にします。 後から割り当てるときは ユーザに担当クライアントを割り当てる・外す を見てください。

  • 招待された人が招待メールから参加すると、「ユーザ」の「登録済み」に移ります（参加する側の手順 → 招待メールからチームに参加する）。
  • 担当者の名前を入れたCSVを取り込む（ステップ5）には、その人が 参加済み である必要があります。招待は早めに送っておきます。

4. カスタムフィールドを設計する

リードに持たせたい項目（業種・従業員数・次回連絡日など）と、架電のたびに残したい項目（架電結果など）を、 カスタムフィールドとして作ります。クライアント詳細の「カスタムフィールド設定」で追加します（→ カスタムフィールド、カスタムフィールドを追加する）。

  • CSVの列は、すでにある項目にしか取り込めません。 取り込む前に、ファイルの列に合わせて項目を作っておきます。
  • 担当を割り振るなら、「担当者」のような エージェント型 の項目を作っておきます（ステップ6）。
  • 活動履歴には、作成時に「架電結果」「メモ」が作られています（「架電結果・メモの項目を作成する」を選んだとき）。 架電結果の選択肢は、運用に合わせて見直してください（→ カスタムフィールドを編集・削除する）。
  • 「会社名」「電話番号」はどのクライアントにも最初からある項目です。電話をかけるリードには電話番号が必要です。

5. リードを登録する

架電リストは、リード一覧の「⋮」→「CSVからインポート」で、CSVやTSVのファイルからまとめて取り込めます（→ CSVでリードを取り込む・まとめて更新する）。 1件ずつ追加するときは リードを1件ずつ追加する を見てください。

  • 新しいクライアントでは、エージェントはCSVの取り込みができません（ステップ2で許可した場合を除く）。 マネージャー以上が取り込みます。
  • 「担当者」の列には、チームのユーザの名前を画面の表示どおりに入れます。
  • 取り込みは裏側で順に処理されます。結果やエラーになった行は「インポート履歴」で確認します。

6. ビューで担当を割り振る

COCOAには、「自分が担当のリードだけ」を自動で出す画面はありません。割り振りの方法にはいろいろな工夫がありますが、 おすすめは、担当者ごとのビューで割り振る方法です。 次の2つを組み合わせて行います。

  1. リードの「担当者」（エージェント型の項目）に担当する人を入れる。CSVの更新取込（CSVでリードを取り込む・まとめて更新する）や、 リード一覧の「⋮」→「フィールドの値を一括更新」でまとめて入れられます。
  2. 「担当者」がその人のリードに絞り込んだ ビュー を、人ごとに作る（「〇〇さんの架電リスト」など）。

ビューを保存するときは、「ビューの範囲」が 共有ビュー になっていることを確かめます。「マネージャー」以上には最初から 共有ビューが選ばれています。個人ビューは作った本人にしか見えません。 共有ビューは全員に表示されるので、エージェントは「ビューを選択」から自分のリストを選ぶだけで 架電を始められます（→ ビュー（保存した一覧の表示）、リードを探す・絞り込む・ビューに保存する）。

7. 電話をかけて、結果を記録する

エージェントはリード詳細の「発信準備する」から、パソコンのZoom Phoneで電話をかけ、通話ごとに活動履歴を入力して保存します （→ 電話をかけて結果を記録する）。エージェントに伝える1日の流れは エージェントの最初の1日（ログインから架電・記録まで） を見てください。

  • エージェントのパソコンでZoom Phone（Zoomのアプリ）が使えることを確認しておきます。
  • 架電を始める前に、1件だけ試しにかけて、架電履歴に通話が記録されることを確かめると安心です。

8. ダッシュボードで結果を見る

架電数や架電結果の内訳は、ダッシュボードに ウィジェット を置いて集計します（→ ダッシュボードとウィジェット）。

  • ウィジェットを追加できるのは、クライアントのダッシュボードではそのクライアントの「マネージャー」と、チームの「管理者」「スーパーバイザー」、 チームのダッシュボードではチームの「管理者」「スーパーバイザー」です（→ ウィジェットを追加・編集する）。
  • クライアントのダッシュボードのウィジェットは、「公開する」にするとエージェントも見られます。
  • 通話のAI分析を使うときは、評価項目（分析プロンプト）を設定しておきます（管理者のみ。→ 分析プロンプト（評価項目）を設定する、通話のAI分析とAIサマリ）。

必要に応じて設定するもの

困ったとき

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